As notas fiscais são utilizadas para registrar a transferência de mercadoria ou serviço entre uma empresa e um cliente. Esse procedimento que antes era feito em papel, nos modelos 1 e 1-A, hoje é feito através da emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e). A nota fiscal eletrônica pode ser originada de uma operação tanto de entrada como de saída.
O que é uma NF-e?
De acordo com o portal da NF-e, no site da SEFAZ MG, a Nota Fiscal Eletrônica tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para a substituição da sistemática atual de emissão do documento fiscal, reduzindo custos, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.
A nota fiscal eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emissor (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pela Fazenda, do documento eletrônico, antes da ocorrência da circulação ou saída da mercadoria.
A assinatura digital do emissor ocorre através do uso de um certificado digital que pode ser armazenado em tokens, cartões e ainda arquivos digitais no próprio computador. Os certificados em mídia externa são do modelo A3 e os mantidos no computador são de modelo A1.
Para utilizar o certificado digital a empresa deve adquirir o mesmo junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) e realizar seu credenciamento na Secretaria de Estado da Fazenda onde a empresa está instalada. É também necessário um software emissor de NF-e.
É fundamental que o processo de implantação da NF-e seja acompanhado pela sua contabilidade, pois seu contador sabe suas necessidades e restrições no que se refere a questões fiscais.
As notas fiscais são utilizadas para o controle financeiro e de estoque das empresas e também são utilizadas pelo governo para fiscalizar a cobrança de impostos.
Vamos entender agora o que é uma nota fiscal de entrada e de saída e quando cada uma deve ser gerada.
Nota Fiscal Eletrônica de Entrada
A NF-e de entrada é o documento emitido pelos fornecedores da empresa. Seu controle é necessário, uma vez que suas informações auxiliam no controle de estoque, gestão de produção e planejamento contábil e financeiro.
A empresa lança notas fiscais eletrônicas de entrada quando realiza compra de produtos. Além da operação de compra há outras operações onde a empresa também entra com notas, no caso de devolução e outros tipos de remessa. Há ainda casos onde a nota eletrônica é emitida pela própria empresa. A orientação de como proceder com notas de entrada deve ser dada pela sua contabilidade.
Ao ser transmitida uma NF-e, é gerado um arquivo em xml que é a nota fiscal eletrônica em formato digital e um DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Ao receber a mercadoria é entregue junto o DANFE, uma impressão que pode ser feita sem o uso de papéis oficiais ou impressoras fiscais, sem que ele perca a sua validade jurídica.
Em se tratando de nota fiscal eletrônica de entrada, exija de seu fornecedor o arquivo XML da mesma, pois é obrigação dele disponibilizar o arquivo e é obrigação sua armazenar o mesmo por tempo determinado pela legislação. Apenas lance os dados do DANFE em seu sistema de gestão, após ter recebido o arquivo digital.
Uma das vantagens da NF-e é a importação de XML, que agiliza muito na entrada de notas com grande quantidade de itens.
Nota Fiscal Eletrônica de Saída
A nota fiscal de saída é um documento emitido pela empresa para o consumidor final, após ele comprar um produto. Assim como a nota fiscal de entrada, a nota fiscal de saída é emitida no formato digital.
Ao realizar a venda, o vendedor ou o responsável pelo faturamento da mesma deve transmitir a nota fiscal eletrônica e entregar junto ao produto o DANFE gerado. Além de fornecer o DANFE, a empresa é obrigada a fornecer ao cliente o arquivo XML da venda, seja por mídia física ou por e-mail, que é o método mais comum. Assim como o XML da nota de entrada, a empresa deve manter o XML da nota de saída, por período determinado pela legislação estadual.
A nota fiscal eletrônica de saída pode ser gerada por outras operações além da operação de venda. Esteja sempre em contato com a sua contabilidade para saber quais operações podem ser utilizadas na transmissão de uma nota fiscal eletrônica.
O controle correto das operações de entradas e saídas de sua empresa é fundamental para o seu fechamento de mês, tanto no controle financeiro quanto no controle de estoque e escrituração dos seus documentos fiscais (realizada através do Sintegra e/ou Sped). Além disso, uma NF-e serve para garantir a legalização do transporte da mercadoria entre o fornecedor e a empresa.
Cada situação na qual seja necessário emitir uma NF-e, seja ela de entrada ou saída, deve ser analisada detalhadamente, uma vez que a emissão de NF-e, assim como os processos tributários e fiscais, é bastante minuciosa. Desta forma, é preciso conhecer por completo cada procedimento para evitar erros. Por isso, não deixe de consultar seu contador para sanar suas dúvidas, ele é o profissional melhor preparado para lhe auxiliar.
